Dobór akuratnej postaci zabawy powinniśmy oprzeć na wiedzy na temat naszych pracowników. Musimy znać ich wiek, grupę zawodową a także płeć. Organizacja imprez firmowych dzięki tym wiadomościom moglibyśmy dobrać zajęcia trafne dla tych osób. Do niektórych imprez potrzebujemy osobliwego miejsca. Nie moglibyśmy wykonać wszystkich zajęć, jakich chcemy w tych samych warunkach. Niektóre zajęcia, konkurencje potrzebują od organizatorów szczególnych przestrzeni, warunków. Przy urządzaniu zabawy firmowej musimy także widzieć, jaki budżet chcemy na to przeznaczyć. Przed rozpoczęciem danej rozrywki należy przygotować drobiazgowy harmonogram zadań. Wszystko musi być dopasowane do korzystających z tych atrakcji. Zajęcia, atrakcje podczas takiej imprezy muszą być adekwatne też do prywatnych preferencji jej uczestników. Każdy człowiek jest odrębny jak również posiada różne prośby, gust, zapotrzebowania. W wielkiej grupie nie można nasycić wszystkich.